Avoir un livre des minutes à jour

ME DIANE LÉPINE, NOTAIRE

Êtes-vous de ceux qui ne se préoccupent guère de la mise à jour du livre de minutes de leur «  compagnie » ? A quand remonte la dernière mise à jour?

Un administrateur qui a démissionné. Le siège social de l’entreprise qui a déménagé.  L’arrivé d’un nouvel associé/actionnaire. Un enfant qui prend la relève. Autant de situation qui nécessite la mise à jour du livre des minutes de votre société.

La loi constitutive de votre société, exige que le livre des minutes soit tenu à jour. Que les états financiers aient été acceptés annuellement par les administrateurs et actionnaires. Que les actionnaires aient dispensé la vérification des états financiers par un « vérificateur ».

Bien que le livre des minutes  contienne les statuts de constitution de la société, les procès-verbaux/ résolutions des administrateurs et actionnaires, les règlements et les certificats d’actions, sa consultation doit nous permettre de constater ce qui s’est passé durant toutes les années d’existence de la société et doit refléter sa situation actuelle.

S’il n’est pas à jour, cela pourrait retarder l’obtention d’un financement ou d’une vente d’actions. Cela pourrait vous nuire los d’une vérification par les autorités fiscales. On voudra vérifier la validité des informations inscrites aux états financiers, notamment en ce qui a trait à la détention des actions et aux déclarations de dividendes.

Il est toujours plus avantageux de faire ses mises à jour annuellement. Parlez-en à votre notaire!